Assistant d'instances H/F

  • AGIRC-ARCCO Branche Retraite complémentaire et Prévoyance
  • 139 Rue Paul Vaillant Couturier, 92240 Malakoff, France
  • févr. 26, 2021
CDI

Description

Expérience

3 ans

Mission

MISSIONS PRINCIPALES ET FINALITES Dans le cadre des normes légales et réglementaires en vigueur et des procédures et objectifs fixés par sa hiérarchie : -Assurer la préparation et le suivi administratif des réunions en veillant au respect des délais, des procédures et à la qualité des documents élaborés et transmis dans le cadre des réunions d'instances -Contribuer au bon déroulement des réunions et à l'information régulière des administrateurs et autres membres d'instance (ex : évolution du calendrier) -Suivre la vie administrative des organismes et participer au bon fonctionnement du service. ACTIVITES Assurer le bon déroulement des instances des structures du Groupe : En coordination avec sa hiérarchie, en fonction des calendriers, procédures et processus de décisions : -Prendre en charge la préparation matérielle et le suivi administratif des réunions d'instances (bureaux, conseils, assemblées générales, comités et groupes de travail) -S'assurer de la bonne information des personnes concernées en interne (directions opérationnelles,….) et en externe (administrateurs,…) par ces réunions -Préparer les dossiers de réunions, mettre en forme lesdits éléments du dossier -Diffuser dans les délais requis les documents (ex : convocations) formalisant la tenue des réunions aux personnes concernées -S'assurer de la présence ou de la représentation des membres d'instances à la réunion projetée -Tenue des tableaux de bord -Actualiser la base de données institutionnelle Suivre la vie administrative des institutions et participer au bon fonctionnement du service : -Transmettre les informations nécessaires à la coordination des interlocuteurs concernés ainsi qu'à la planification et la mise en œuvre des processus de décision politique -Accueillir et accompagner les administrateurs dans l'exercice de leur mandat -Réaliser différentes tâches administratives afférentes à la fonction -Rendre compte de son activité auprès de son responsable hiérarchique

Profil

III- Diplômes Bac+2 : BTS, DUT BTS (Assistant de direction), DUT (GEA,..), et expérience professionnelle supposant la maîtrise des techniques d'assistance administrative ; Ou expérience professionnelle équivalente. Réactivité, Disponibilité, Réserve et confidentialité Maîtrise des outils informatiques

Répartition du temps de travail

Temps complet

Catégorie professionnelle

Employé

Date de publication

févr. 26, 2021

Niveau d'étude

Bac+2

Specialisation

Assistanat/Secrétariat

Secteur

Support - Assistance