Description
Missions
Avant-vente
- Réception des opportunités commerciales dans UpSales
- Participation au suivi des offres en cours
Coordination et gestion de projets de formation
- Création, mise en place et suivi des sessions de formation de bout en bout
- Rédaction et gestion des documents administratifs (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, certificats)
- Suivi et mise à jour des plannings de formation
- Planification des ressources internes et externes en coordination avec les chefs de projet ou clients
- Commande et gestion des supports de cours
- Gestion logistique des formations présentielles (accueil, pauses, restauration)
- Gestion des salles mobiles et de leur logistique (transport A/R)
- Location de matériels et de salles (off-site)
- Optimisation des déplacements (hôtels, véhicules, transports)
- Enregistrement et suivi des formations dans GestForm et outils de planification
- Gestion des relations avec les stagiaires, formateurs et partenaires
- Participation à l’élaboration et à la mise à jour des plannings et programmes de formation
- Gestion des POEI
- Rédaction des documents réglementaires (charte droits et devoirs, règlement intérieur, contrats de formation)
Relation avec les prestataires
- Participation au sourcing et au choix des prestataires et formateurs
- Mise à jour de la base de données formateurs
- Demande de référencement de nouveaux fournisseurs
- Rédaction des lettres de mission
- Transmission et validation des commandes de sous-traitance
- Réception et traitement des factures de sous-traitance
- Relances auprès de la comptabilité fournisseurs
Facturation, financements et relations OPCO
- Participation au montage et au suivi des dossiers de financement
- Saisie des éléments de session dans GestForm pour l’édition des conventions OPCO
- Gestion des feuilles de présence (édition, envoi, récupération et archivage)
- Demande de facturation auprès de l’ADV et constitution des dossiers complets OPCO / clients
- Saisie des avancements dans les outils de suivi (Geiser View)
- Demandes de provisions, CCA et levées de provisions auprès du contrôle de gestion
Suivi qualité
- Envoi, réception et analyse des évaluations à froid
- Suivi de l’efficacité des formations, des organismes et des intervenants
Le profil recherché
- Étudiant(e) en MBA gestion de projets ou équivalent, à la recherche d’une alternance de 24 mois
- Intérêt pour les métiers de la formation, la coordination de projets et les environnements multi-interlocuteurs
- Organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de plusieurs dossiers simultanément
- Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et outils de gestion / ERP (GestForm, CRM, planning appréciés)
- Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles, sens du service
- Esprit d’analyse et appétence pour le suivi administratif, financier et qualité
Se former en alternance chez MBway Toulouse
École de commerce tournée vers l’alternance, MBway Toulouse (du Bac +4 au Bac +5) forme des professionnels opérationnels et engagés. Cette opportunité vous permet de préparer un MBA Management de Projet, en lien direct avec les besoins du terrain.
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