Assistant de gestion administrative RH (H/F) - Stage

AD Consultem, expert reconnu depuis plus de 20 ans, est le leader en France dans la mobilisation des aides publiques liées aux ressources humaines, à la formation et à l'externalisation de la formation. Nous intervenons également sur les dispositifs de mobilisation d'aides publiques aux entreprises (Implantation, Export, etc).

Nous accompagnons nos clients de manière opérationnelle dans la gestion administrative des dispositifs d’aides au recrutement, de l’identification des opportunités jusqu’à l’extinction des versements. Grâce à une expertise pointue et une parfaite maîtrise des mécanismes publics, nous permettons à nos clients de sécuriser et d’optimiser l’obtention de ces aides, tout en allégeant leurs ressources internes.

Nous apportons à nos clients un accompagnement personnalisé ainsi qu’une gestion administrative et financière rigoureuse de leurs dossiers.

Nous aspirons à simplifier l’accès aux aides et subventions, en déchargeant les entreprises de la complexité administrative pour leur permettre de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier.

Rejoindre nos équipes, c’est avant tout partager nos valeurs fondatrices :

• Le respect du client,
• La fiabilité et l’éthique professionnelle,
• La loyauté.

Descriptif des missions

Relations avec les clients et les organismes publics

• Création et constitution des dossiers de demande de subvention (dans le domaine des ressources humaines et de la formation).
• Collecte, vérification et organisation des pièces administratives nécessaires à la complétude des dossiers.
• Suivi administratif des demandes de subvention pour les formations (en lien avec les ressources humaines).
• Réponse aux sollicitations des clients concernant l’état d’avancement des dossiers (appels entrants et sortants).
• Relance proactive des parties prenantes (clients, partenaires, organismes publics pour l’obtention de documents manquants, signatures, ou compléments d'information).
• Mise à jour régulière des tableaux de bord internes.
• Veille rigoureuse au respect des délais pour l’envoi et la constitution complète des dossiers, afin d'assurer leur traitement dans les temps impartis.

Qualité et contrôle

• Vérification de la cohérence et de la complétude des informations saisies dans les tableaux de bord et les outils de reporting internes.
• Contrôle de la bonne réception des documents transmis par les différents interlocuteurs internes et externes.
• Garantie de la qualité et de la clarté des communications écrites : lettres, e-mails, reportings, conventions, CERFA, etc.
• Animation de points hebdomadaires (briefings) avec la direction pour faire le point sur : L’évolution des dossiers en cours : Les informations prioritaires à connaître ; Les points de vigilance éventuels.

Savoir-Être

• Aisance à l’oral
• Capacité à travailler en autonomie
• Esprit d’équipe
• Sens du service client
• Discrétion et respect de la confidentialité

Savoir-Faire

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)
• Mise à jour régulière des tableaux de bord RH
• Rigueur rédactionnelle
• Connaissance de la réglementation en vigueur (notamment en lien avec les dispositifs de formation et d’emploi)

Profil

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome, avec un excellent sens du service et de bonnes capacités relationnelles. À l’aise dans la gestion administrative et la maîtrise du Pack Office, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter les délais et communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés.

Discret(ète), réactif(ve) et doté(e) d’un bon esprit d’analyse, vous savez prioriser vos tâches dans un environnement exigeant. Une connaissance des dispositifs de financement de la formation et de l’emploi est appréciée.

Niveau et spécialité d’études : Formation de niveau Bac +3 minimum dans le domaine des ressources humaines (diplôme obtenu obligatoirement)

Durée : stage de 6 mois minimum

Date de début : Dès que possible

Localisation : Paris 8ème - Métro : Saint Philippe du Roule/ Courcelles