Description
Dans le cadre de l'organisation et du suivi de la maintenance de notre parc de véhicules industriels, nous recherchons un(e) Assistant(e) technique d'atelier Poids Lourds (H/F) pour accompagner le responsable ou le chef d'atelier dans la gestion administrative, la planification et le suivi des interventions de maintenance.
Véritable interface entre l'atelier, l'exploitation et les différents partenaires extérieurs, vous contribuez au bon fonctionnement de l'activité, à la traçabilité des opérations techniques et à l'optimisation de la disponibilité des véhicules.
Vous évoluez au quotidien en lien avec les mécaniciens, les conducteurs, les équipes d'exploitation, le service parc, les achats et la comptabilité, ainsi qu'avec les fournisseurs, garages, concessionnaires et prestataires techniques.
Vos missions principales:
- Gestion administrative des interventions
Ouvrir, enregistrer et assurer le suivi des ordres de réparation.
Saisir les travaux réalisés sur les véhicules, en interne comme en externe.
Enregistrer les pièces et prestations associées aux interventions.
Collecter les informations auprès des techniciens et mécaniciens.
Vérifier la complétude des dossiers avant la clôture des ordres de réparation.
Assurer le classement et l'archivage des documents techniques.
Mettre à jour l'historique des interventions pour chaque véhicule.
- Planification et suivi de l'activité atelier
Participer à l'organisation et à la mise à jour du planning de l'atelier.
Programmer les opérations d'entretien préventif et les interventions correctives.
Prendre les rendez-vous auprès des garages et prestataires extérieurs.
Organiser les interventions en tenant compte des contraintes d'exploitation et des impératifs de disponibilité du parc.
Suivre les véhicules en cours d'intervention et identifier ceux en attente de réparation ou de pièces.
Actualiser les prévisions de disponibilité des véhicules.
Signaler au responsable d'atelier les retards, difficultés ou situations bloquantes.
- Suivi de la maintenance et des échéances réglementaires
Tenir à jour les échéanciers d'entretien et de maintenance du parc.
Assurer le suivi des opérations de maintenance préventive et corrective.
Suivre les échéances des contrôles périodiques applicables aux véhicules et équipements.
Programmer les rendez-vous de contrôle et centraliser les rapports correspondants.
Vérifier la mise à jour des dossiers techniques et la disponibilité des documents nécessaires.
Participer au suivi des campagnes techniques et des opérations recommandées par les constructeurs.
Alerter le responsable d'atelier en cas d'échéance proche, d'anomalie ou de risque de non-respect des délais.
- Gestion administrative des pièces et approvisionnements
Établir ou transmettre les demandes de prix auprès des fournisseurs.
Préparer les commandes après validation du responsable d'atelier.
Suivre les commandes de pièces détachées et de consommables.
Assurer le suivi des délais de livraison et informer l'atelier des retards éventuels.
- Gestion des prestataires extérieurs
Organiser et suivre administrativement les interventions confiées aux garages, concessionnaires et autres prestataires.
Transmettre les informations nécessaires à la réalisation des travaux.
Collecter et centraliser les devis pour validation.
Assurer le suivi des véhicules confiés à l'extérieur.
Contrôler la cohérence entre les travaux commandés, les travaux réalisés et les éléments facturés.
- Gestion documentaire et suivi des immobilisations
Maintenir à jour les dossiers administratifs et techniques des véhicules.
Enregistrer les entrées et sorties d'atelier.
Suivre les véhicules immobilisés et actualiser leur statut.
Garantir la traçabilité des opérations et la disponibilité des informations utiles aux équipes.
- Coordination et communication interne
Assurer la circulation des informations entre l'atelier, l'exploitation, le parc, les conducteurs, les achats et la comptabilité.
Communiquer les informations relatives à l'avancement des interventions et à la disponibilité des véhicules.
Coordonner les échanges avec les partenaires techniques et les organismes de contrôle.
Faciliter le suivi des dossiers jusqu'à leur résolution et leur clôture administrative.
Véritable interface entre l'atelier, l'exploitation et les différents partenaires extérieurs, vous contribuez au bon fonctionnement de l'activité, à la traçabilité des opérations techniques et à l'optimisation de la disponibilité des véhicules.
Vous évoluez au quotidien en lien avec les mécaniciens, les conducteurs, les équipes d'exploitation, le service parc, les achats et la comptabilité, ainsi qu'avec les fournisseurs, garages, concessionnaires et prestataires techniques.
Vos missions principales:
- Gestion administrative des interventions
Ouvrir, enregistrer et assurer le suivi des ordres de réparation.
Saisir les travaux réalisés sur les véhicules, en interne comme en externe.
Enregistrer les pièces et prestations associées aux interventions.
Collecter les informations auprès des techniciens et mécaniciens.
Vérifier la complétude des dossiers avant la clôture des ordres de réparation.
Assurer le classement et l'archivage des documents techniques.
Mettre à jour l'historique des interventions pour chaque véhicule.
- Planification et suivi de l'activité atelier
Participer à l'organisation et à la mise à jour du planning de l'atelier.
Programmer les opérations d'entretien préventif et les interventions correctives.
Prendre les rendez-vous auprès des garages et prestataires extérieurs.
Organiser les interventions en tenant compte des contraintes d'exploitation et des impératifs de disponibilité du parc.
Suivre les véhicules en cours d'intervention et identifier ceux en attente de réparation ou de pièces.
Actualiser les prévisions de disponibilité des véhicules.
Signaler au responsable d'atelier les retards, difficultés ou situations bloquantes.
- Suivi de la maintenance et des échéances réglementaires
Tenir à jour les échéanciers d'entretien et de maintenance du parc.
Assurer le suivi des opérations de maintenance préventive et corrective.
Suivre les échéances des contrôles périodiques applicables aux véhicules et équipements.
Programmer les rendez-vous de contrôle et centraliser les rapports correspondants.
Vérifier la mise à jour des dossiers techniques et la disponibilité des documents nécessaires.
Participer au suivi des campagnes techniques et des opérations recommandées par les constructeurs.
Alerter le responsable d'atelier en cas d'échéance proche, d'anomalie ou de risque de non-respect des délais.
- Gestion administrative des pièces et approvisionnements
Établir ou transmettre les demandes de prix auprès des fournisseurs.
Préparer les commandes après validation du responsable d'atelier.
Suivre les commandes de pièces détachées et de consommables.
Assurer le suivi des délais de livraison et informer l'atelier des retards éventuels.
- Gestion des prestataires extérieurs
Organiser et suivre administrativement les interventions confiées aux garages, concessionnaires et autres prestataires.
Transmettre les informations nécessaires à la réalisation des travaux.
Collecter et centraliser les devis pour validation.
Assurer le suivi des véhicules confiés à l'extérieur.
Contrôler la cohérence entre les travaux commandés, les travaux réalisés et les éléments facturés.
- Gestion documentaire et suivi des immobilisations
Maintenir à jour les dossiers administratifs et techniques des véhicules.
Enregistrer les entrées et sorties d'atelier.
Suivre les véhicules immobilisés et actualiser leur statut.
Garantir la traçabilité des opérations et la disponibilité des informations utiles aux équipes.
- Coordination et communication interne
Assurer la circulation des informations entre l'atelier, l'exploitation, le parc, les conducteurs, les achats et la comptabilité.
Communiquer les informations relatives à l'avancement des interventions et à la disponibilité des véhicules.
Coordonner les échanges avec les partenaires techniques et les organismes de contrôle.
Faciliter le suivi des dossiers jusqu'à leur résolution et leur clôture administrative.
Profil
Vous appréciez les environnements techniques et souhaitez occuper un poste polyvalent associant gestion administrative, organisation et suivi opérationnel.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Vous savez recueillir les informations auprès d'interlocuteurs variés, identifier les priorités et assurer un suivi fiable des demandes jusqu'à leur clôture.
Une expérience en environnement poids lourds, transport, maintenance de véhicules industriels, gestion de parc ou administration d'atelier serait appréciée.
Vos compétences:
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et les outils de suivi administratif.
Capacité à utiliser un ERP, un logiciel de gestion de parc ou un outil de gestion de maintenance.
Bonne compréhension des documents administratifs et techniques : ordres de réparation, devis, commandes, bons de livraison et factures.
Connaissance générale du fonctionnement d'un atelier de maintenance.
Familiarité avec les véhicules industriels et leurs opérations d'entretien et de réparation.
Capacité à suivre des échéanciers, contrôler des documents et fiabiliser les données administratives.
Vos qualités personnelles:
Rigueur, méthode et fiabilité.
Sens de l'organisation et gestion des priorités.
Réactivité et capacité d'anticipation.
Autonomie dans le suivi des dossiers.
Aisance relationnelle et qualité de communication.
Esprit d'équipe et sens du service.
Capacité à gérer les urgences tout en maintenant un suivi administratif précis.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Vous savez recueillir les informations auprès d'interlocuteurs variés, identifier les priorités et assurer un suivi fiable des demandes jusqu'à leur clôture.
Une expérience en environnement poids lourds, transport, maintenance de véhicules industriels, gestion de parc ou administration d'atelier serait appréciée.
Vos compétences:
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et les outils de suivi administratif.
Capacité à utiliser un ERP, un logiciel de gestion de parc ou un outil de gestion de maintenance.
Bonne compréhension des documents administratifs et techniques : ordres de réparation, devis, commandes, bons de livraison et factures.
Connaissance générale du fonctionnement d'un atelier de maintenance.
Familiarité avec les véhicules industriels et leurs opérations d'entretien et de réparation.
Capacité à suivre des échéanciers, contrôler des documents et fiabiliser les données administratives.
Vos qualités personnelles:
Rigueur, méthode et fiabilité.
Sens de l'organisation et gestion des priorités.
Réactivité et capacité d'anticipation.
Autonomie dans le suivi des dossiers.
Aisance relationnelle et qualité de communication.
Esprit d'équipe et sens du service.
Capacité à gérer les urgences tout en maintenant un suivi administratif précis.
Temps de travail hebdomadaire (en heures)
35
A propos de Les Colettes Sourcing
Notre client est une maison reconnue dans le secteur du luxe, évoluant dans un environnement exigeant et international. Dans le cadre du renforcement de ses équipes financières, elle recherche un(e) Comptable Fournisseurs H/F en CDD pour une durée de 6 mois.