Assistant de Formation H/F

L'offre

Envie de faire vos premiers pas en RH ?
Vous aimez organiser, trouver des solutions et faciliter le quotidien des autres ?
Rejoignez Qwally en alternance et préparez le titre professionnel Assistant Ressources Humaines tout en développant une expérience concrète au coeur de la formation professionnelle.
Au sein de notre CFA à distance, vous contribuez au bon déroulement des parcours de formation : de la candidature à l'intégration, du suivi administratif des apprenants à la gestion des contrats en alternance. Vous participerez également à la gestion administrative des formateurs, de la constitution de leurs dossiers au suivi de leurs contrats. Une expérience polyvalente pour développer vos compétences en ressources humaines au quotidien.Vous échangez avec des interlocuteurs variés et découvrez les coulisses d'un organisme de formation engagé pour rendre la formation accessible à chacun.
Vos missions au quotidien

• Accompagner les apprenants et gérer leurs dossiersConstituer, vérifier et actualiser les dossiers administratifs : pièces justificatives, diplômes, candidatures et informations nécessaires au suivi.Répondre aux demandes des apprenants tout au long de leur parcours et préparer les documents utiles (attestations, changements de situation, etc.).Assurer l'archivage et la confidentialité des documents, dans le respect du RGPD.Mettre à jour les outils de suivi et le logiciel de gestion du CFA (Yparéo).
• Participer au recrutement et à l'intégration des candidatsTraiter les candidatures et les demandes d'information, vérifier les dossiers et effectuer les relances nécessaires.Organiser et conduire les entretiens d'admission.Préparer les documents de rentrée, envoyer les convocations, planifier et animer les temps d'intégration.
• Assurer le suivi administratif des contrats en alternanceAccompagner les entreprises dans la collecte des informations nécessaires aux contrats d'apprentissage ou de professionnalisation.Contrôler les conventions de formation et les contrats (CERFA), puis en assurer le suivi de signature.Coordonner le suivi avec le service support pour la transmission des contrats aux OPCO et leur enregistrement.Suivre les avenants, suspensions et ruptures de contrat ; accompagner les apprenants dans leurs démarches en cas de rupture.
• Gestion administrative des formateurs et suivi des contratsCollecter les documents et informations nécessaires à la constitution des dossiers formateurs.Vérifier la complétude et la conformité des pièces administratives transmises.Préparer les contrats de prestation à partir des informations collectées et des modèles en vigueur.Assurer le suivi des signatures, des documents contractuels et de leur archivage.
• Contribuer à la qualité et à l'amélioration continueDiffuser les enquêtes de satisfaction et assurer les relances auprès des apprenants, entreprises et formateurs.Actualiser les tableaux de bord : effectifs, présence, ruptures, réussite, insertion et satisfaction.Participer au suivi de la démarche qualité Qualiopi : collecte des preuves, mise à jour des documents, suivi des réclamations et préparation des audits.
• Participer à la vie du CFAApporter un appui à l'équipe pédagogique et à la direction.Contribuer à la veille sur l'apprentissage et la formation professionnelle, aux bilans d'activité, aux réunions et aux projets d'amélioration.

Profil recherché

Le profil que nous recherchons
Vous souhaitez préparer le titre professionnel Assistant Ressources Humaines (RH) en alternance et découvrir concrètement les métiers des RH.Vous êtes motivé(e), organisé(e) et attiré(e) par les ressources humaines et la gestion administrative. Une première expérience en RH, en gestion administrative ou en organisme de formation est appréciée, mais votre motivation et votre envie d'apprendre comptent avant tout.
Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et bureautiques. La connaissance de Google Workspace, des outils de visioconférence ou d'un logiciel de gestion de formation est appréciée.Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et savez communiquer avec clarté, à l'écrit comme à l'oral.Vous faites preuve de rigueur, de fiabilité, de discrétion et d'un vrai sens du service.Vous savez vous organiser, gérer plusieurs sujets en parallèle et communiquer de façon proactive, notamment dans un environnement de travail à distance.Des notions sur l'apprentissage, les OPCO, Qualiopi ou le RGPD sont un plus : vous pourrez aussi les développer au cours de votre alternance.