Assistant(e) de direction H/F

L'offre

L'AFM-Téléthon recrute pour sa Direction juridique des affaires scientifiques et médicales ainsi que pour l'Institut des Biothérapies. Le poste s'inscrit au sein d'un cadre exigeant mêlant droit, sciences et médecine, avec pour objectif d'accompagner l'organisation et le bon déroulement des activités du département.

Tes missions

Placé sous la responsabilité de la Directrice juridique, le rôle consiste à assurer son secrétariat au jour le jour tout en secondant la Directrice juridique adjointe ainsi que les collaborateurs selon les besoins :

• Prendre en charge l'agenda de la Directrice juridique, planifier ses rendez-vous et arbitrer les sollicitations d'échanges en interne comme en externe ;
• Planifier et coordonner les réunions (gestion logistique, envois des invitations, préparation des ordres du jour et des pièces associées) ;
• Assister ponctuellement aux séances de travail afin d'en rédiger et distribuer les comptes rendus, puis contrôler l'exécution des décisions actées ;
• Servir de relais auprès des autres directions de l'AFM-Téléthon et de l'Institut des Biothérapies ;
• Prendre en charge le traitement administratif des contrats et des dossiers, incluant les procédures de signature ;
• Tenir à jour les outils de suivi contractuel et la base de données dédiée ;
• Classer de manière numérique, archiver et gérer la documentation, les dossiers et les courriers de la Direction ;
• Prendre en charge le traitement du courrier (réception, répartition, rédaction ponctuelle et suivi) ;
• Participer au traitement de certains dossiers en rassemblant les éléments auprès des directions concernées, en rédigeant des notes synthétiques et en effectuant les relances requises ;
• Suivre les factures émises par les consultants externes et apporter son aide sur le traitement de la facturation liée aux brevets ;
• Assurer la gestion administrative de l'équipe (recueil des absences, élaboration des plannings prévisionnels et communication des données utiles aux Ressources Humaines).

Profil recherché

Profil recherché :

• Expérience confirmée dans le domaine de l'assistanat de direction, de préférence dans un milieu exigeant avec des thématiques et des interlocuteurs multiples ;
• Rigueur, sens prononcé de l'organisation et aptitude à devancer les besoins de l'équipe de direction ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques ;
• Bonne maîtrise de la langue anglaise ;
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et relationnelles ;
• Sens aiguisé de la discrétion et respect de la confidentialité ;
• Grande souplesse et réelle capacité d'adaptation face aux imprévus et aux réorganisations régulières de planning ;
• Capacité à hiérarchiser les urgences et les priorités ;
• Curiosité, réactivité et implication pour appréhender les sujets traités afin d'offrir un appui fiable et pertinent.

Bon à savoir

Type de contrat : CDD à temps plein.
Lieu de travail : Evry.